Persónuverndarstefna Læknahússins Dea Medica ehf.

Þessi persónuverndarstefna er hluti af gæða- og öryggiskerfi Læknahússins Dea Medica ehf. (LDM). Hún setur fram skjalfestar starfsreglur og verklag um örugga og lögmæta vinnslu persónuupplýsinga hjá LDM og gildir um alla starfsemi félagsins.

LDM er ábyrgðaraðili þeirrar vinnslu persónuupplýsinga sem fer fram hjá félaginu. LDM leggur ríka áherslu á að tryggja trúnað, öryggi og að persónuupplýsingar séu aðeins unnar í skýrum og lögmætum tilgangi. Stefna þessi tekur til allra persónuupplýsinga um einstaklinga sem eiga í samskiptum við LDM, þar á meðal viðskiptavini, sjúklinga og tengiliði lögaðila, sem og aðra sem persónuupplýsingar kunna að varða í tengslum við starfsemina.

1. Upplýsingar um ábyrgðaraðila og persónuverndarfulltrúa

Læknahúsið Dea Medica ehf.
S: 515-1600 / info@deamedica.is

Persónuverndarfulltrúi LDM, sem hefur eftirlit með málum er varða persónuvernd, þ.m.t. stefnu þessari:

Tinna Björk Gunnarsdóttir, lögmaður
Lögmannsstofunni Fortis ehf.
520-5800 / tinna@fortislogmenn.is

2. Lagaskylda

LDM starfar í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, sem og reglugerð ESB um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga (GDPR). Þetta felur m.a. í sér að persónuupplýsingar eru aðeins unnar í skýrum og lögmætum tilgangi, og að vinnsla þeirra er takmörkuð við það sem er nauðsynlegt hverju sinni. LDM gætir þess að persónuupplýsingar sem unnið er með séu nægilegar, viðeigandi og takmarkaðar við það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar. Jafnframt er gætt að því að upplýsingarnar séu áreiðanlegar og uppfærðar eftir þörfum.

Starfsfólk, læknar og aðrir sem starfa undir merkjum LDM, eru bundnir þagnarskyldu samkvæmt lögum um heilbrigðisstarfsmenn og lögum um réttindi sjúklinga. Þagnarskyldan nær til allra persónuupplýsinga sem starfsfólk í heilbrigðisþjónustu kemst að í starfi sínu og helst þótt sjúklingur látist eða starfsmaður láti af störfum. LDM leggur ríka áherslu á að fyllsta trúnaðar við alla meðferð persónuupplýsinga sé gætt.

3. Persónuupplýsingar

Persónuupplýsingar eru allar upplýsingar sem tengjast persónugreindum eða persónugreinanlegum einstaklingi, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til tiltekins einstaklings. Slíkar upplýsingar geta verið nafn, kennitala, netfang eða aðrar upplýsingar sem einkenna eða tengjast viðkomandi. Persónuupplýsingar geta verið skráðar í rituðu máli, á mynd, í rafrænum kerfum eða í öðru skráningarformi.

4. Vinnsla persónuupplýsinga

LDM er læknastöð þar sem m.a. unnið er með viðkvæmar persónuupplýsingar í tengslum við veitingu heilbrigðisþjónustu. Í starfsemi sinni skráir og vinnur LDM með persónuupplýsingar um sjúklinga, starfsfólk og aðra sem tengjast starfseminni, í samræmi við þær skyldur og kröfur sem leiða af lögum, reglum og samningum. Umfang og eðli þeirrar vinnslu ræðst af því sambandi sem viðkomandi einstaklingur á við LDM og þeirri þjónustu sem veitt er hverju sinni. Starfsfólk, læknar og aðrir sem starfa undir merkjum LDM bera ábyrgð á að meðhöndla persónuupplýsingar á lögmætan, ábyrgan og öruggan hátt og er meðvitað um þá ábyrgð sem slík meðferð felur í sér.

Þeir flokkar persónuupplýsinga sem helst er unnið með í starfsemi LDM eru t.d. auðkennisupplýsingar (svo sem nafn og kennitala), samskiptaupplýsingar (þ.á.m. heimilisfang, símanúmer og netfang), upplýsingar og gögn um samskipti og viðskipti við LDM, heilsufarsupplýsingar (t.d. tengt meðferð hjá LDM), upplýsingar um nánasta aðstandanda sem og aðrar upplýsingar sem einstaklingar láta sjálfir í té í tengslum við þjónustu, samskipti eða önnur tengsl við LDM.

Vinnsla heilsufarsupplýsinga og skráning upplýsinga í sjúkraskrár byggir á lagaskyldu. Samkvæmt lögum um sjúkraskrár er LDM skylt að færa tilteknar persónuupplýsingar í sjúkraskrá sjúklinga í tengslum veitingu heilbrigðisþjónustu. Í sjúkraskrá skulu skráðar þær lágmarksupplýsingar sem lög kveða á um, auk annarra upplýsinga sem nauðsynlegar eru vegna meðferðar sjúklings. Slík skráning er forsenda þess að heilbrigðisstarfsfólk sem kemur að meðferð sjúklings hafi aðgang að réttum og fullnægjandi upplýsingum til að meta heilsufar, taka ákvarðanir um meðferð og veita viðeigandi heilbrigðisþjónustu. LDM getur ekki sinnt lögbundnu hlutverki sínu sem heilbrigðisþjónustuaðili án þess að vinnsla og skráning persónuupplýsinga í sjúkraskrá fari fram.

Vinnsla persónuupplýsinga er einnig nauðsynleg til að LDM geti skipulagt, stjórnað og rekið starfsemi sína með fullnægjandi hætti. Í því skyni vinnur LDM með persónuupplýsingar til að uppfylla lögbundnar skyldur, meðal annars samkvæmt reglum um bókhald, sem og skyldur sem leiða af samningssamböndum. Þá kann vinnsla persónuupplýsinga að byggja á lögmætum hagsmunum LDM þegar slíkt er nauðsynlegt í rekstrar- og bókhaldslegum tilgangi, svo sem vegna skráningar og varðveislu samskiptaupplýsinga fyrir tengiliði birgja og annarra samstarfsaðila.

Að jafnaði aflar LDM persónuupplýsinga beint frá einstaklingum sjálfum eða tengiliðum þeirra. Í ákveðnum tilvikum geta persónuupplýsingar einnig komið frá þriðja aðila, t.d. aðstandendum, öðru heilbrigðisstarfsfólki og/eða opinberum stofnunum, þegar slíkt er nauðsynlegt í tengslum við þjónustu eða lögbundnar skyldur. Þá kann LDM, eftir atvikum, að afla almennra persónuupplýsinga úr opinberum eða aðgengilegum skrám eða á netinu, t.d. um símanúmer, kennitölu eða heimilisfang. Sé persónuupplýsinga aflað frá þriðja aðila er leitast við að upplýsa viðkomandi einstakling um það, ef hægt er.

LDM leggur áherslu á að persónuupplýsingar sem unnið er með séu réttar og uppfærðar. Einstaklingar eru því hvattir til að láta LDM vita af breytingum á persónuupplýsingum sínum, ef við á.

5. Varðveisla

Persónugreinanleg gögn sem LDM varðveitir eru vistuð í viðeigandi tölvukerfum, svo sem í sjúkraskrárkerfi, eða, þegar við á, í læstum skjalahirslum þegar um pappírsgögn er að ræða. Upplýsingar eru að mestu leyti vistaðar rafrænt. Hýsing þeirra tölvukerfa sem LDM nýtir skal vera innan Evrópu og eru gerðir sérstakir vinnslusamningar við hýsingaraðila, þar sem kveðið er á um að meðferð persónuupplýsinga skuli vera í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf.

Varðveisla persónuupplýsinga fer fram í samræmi við lögbundnar kröfur. Upplýsingar sem falla undir bókhaldslöggjöf eru varðveittar í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Persónuupplýsingar sem skráðar eru í sjúkraskrár eru varðveittar í samræmi við lög um sjúkraskrár. Aðrar persónuupplýsingar eru varðveittar eins lengi og nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar, svo sem meðan viðskiptasamband eða önnur tengsl eru í gildi, og er varðveislutími takmarkaður eins og kostur er.

6. Aðgangur og miðlun persónuupplýsinga

Starfsfólk, læknar og aðrir sem starfa undir merkjum LDM bera ábyrgð á að meðhöndla persónuupplýsingar á löglegan, ábyrgan og öruggan hátt og er meðvitað um þá ábyrgð sem slík meðferð felur í sér. LDM leggur sérstaka áherslu á vernd og öryggi persónuupplýsinga með það að markmiði að koma í veg fyrir að óviðkomandi aðilar fái aðgang að þeim og að upplýsingarnar skaðist eða glatist.

Aðgangur að persónuupplýsingum er takmarkaður eftir því sem unnt er og byggir á þeirri meginreglu að einungis starfsfólk, læknar og aðrir sem starfa undir merkjum LDM og þurfa aðgang að upplýsingum vegna starfa sinna hafi slíkan aðgang. Aðgangur að heilsufarsupplýsingum er takmarkaður við það heilbrigðisstarfsfólk sem kemur að meðferð viðkomandi sjúklings.

Í þeim tilvikum þar sem utanaðkomandi aðilar sinna vinnslu persónuupplýsinga fyrir hönd LDM, svo sem umsjónaraðilar tölvukerfa, er gerður sérstakur vinnslusamningur. Í slíkum samningum er kveðið á um skyldur vinnsluaðila og tryggt að vinnslan fari fram í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf.

LDM miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema skýr heimild liggi fyrir, svo sem á grundvelli lagaskyldu, samnings eða samþykkis. LDM kann samkvæmt lögum að vera skylt að miðla tilteknum upplýsingum til opinberra aðila, þar á meðal embættis landlæknis, Sjúkratrygginga Íslands og annarra yfirvalda, eða að deila heilsufarsupplýsingum með öðru heilbrigðisstarfsfólki þegar slíkt er nauðsynlegt vegna meðferðar.

Persónuupplýsingum er ekki miðlað utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni. LDM hefur sett sér sérstakar verklagsreglur um flutning og miðlun persónuupplýsinga.

7. Vefsíður og vefkökur

Vefsíða LDM nýtir vefkökur í mælinga- og greiningartilgangi. Vefkökur eru litlar textaskrár sem vistaðar eru á tölvum eða snjalltækjum notenda. Nánari upplýsingar um notkun vefkaka á vefsíðu LDM má finna hér: https://deamedica.is/vefkokur/.

Notendum er ávallt heimilt að stjórna notkun vefkaka, annaðhvort með stillingum í vefvafra eða með því að breyta eða afturkalla samþykki sitt á vefsíðu LDM. Í því skyni er aðgengilegur sérstakur stillingarmöguleiki, táknaður með tannhjóli, neðst á vefsíðunni, þar sem notendur geta valið hvaða vefkökur eru heimilaðar.

Önnur sjálfvirk ákvarðanataka fer ekki fram í starfsemi LDM varðandi vinnslu persónuupplýsinga.

8. Öryggisráðstafanir o.fl.

LDM grípur til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að vernda persónuupplýsingar sem unnið er með í starfseminni. Ráðstafanirnar taka mið af eðli upplýsinganna, umfangi vinnslunnar og þeirri áhættu sem hún kann að fela í sér, með því markmiði að tryggja trúnað, áreiðanleika og að aðeins þeir sem hafa gilda heimild komist í upplýsingarnar. LDM leitast við að koma í veg fyrir óheimilan aðgang, ólögmæta vinnslu, glötun eða skemmdir á persónuupplýsingum.

Aðgangi að persónuupplýsingum er stýrt með skipulegum hætti. Einungis þeir starfsmenn, læknar og aðrir sem starfa undir merkjum LDM sem þurfa aðgang að upplýsingum vegna starfa sinna fá aðgang. Sérstök áhersla er lögð á stýrðan og rekjanlegan aðgang að sjúkraskrárkerfum.

Dæmi um öryggisráðstafanir sem LDM grípur til eru:

• Aðgangsstýring að öllum tölvum og tölvukerfum.
• Aukin aðgangsstýring, t.d. með tvöfaldri auðkenningu og augnskönnun, þegar það er unnt.
• Sérstaklega er gætt að og fylgst með aðgöngum að sjúkraskrárkerfi.
• Öryggisafrit eru tekin af öllum stafrænum gögnum til að tryggja tiltækileika þeirra.
• Persónuupplýsingar á pappírsformi eru geymdar í læstum hirslum, þegar viðkomandi gögn eru ekki í notkun.
• Fræðslu og leiðbeiningum til starfsfólks um örugga meðferð persónuupplýsinga.
  
  

Um öryggi sjúkraskráa gilda sérstök lög, reglur og fyrirmæli frá embætti landlæknis. LDM leggur ríka áherslu á að farið sé að þeim reglum í allri starfsemi sem snýr að skráningu, varðveislu og aðgangi að sjúkraskrám.

LDM framkvæmir mat á áhrifum á persónuvernd þegar það á við og gætir innbyggðrar og sjálfgefinnar persónuverndar við skipulag og framkvæmd vinnslu persónuupplýsinga. Í því skyni hefur LDM sett sér upplýsingaöryggisstefnu og verklagsreglur sem styðja við persónuvernd og örugga upplýsingameðferð í starfseminni.

9. Réttindi einstaklinga vegna vinnslu

Einstaklingar njóta ýmissa réttinda samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, þar á meðal rétt til aðgangs að persónuupplýsingum, rétt til eyðingar, takmörkunar vinnslu og flutnings persónuupplýsinga. Þá eiga einstaklingar í ákveðnum tilvikum andmælarétt, auk sérstakra réttinda þegar öryggisbrot verða við meðferð persónuupplýsinga.

Einstaklingar eiga rétt á að fá rangar eða ófullnægjandi persónuupplýsingar um sig leiðréttar. Að teknu tilliti til tilgangs vinnslunnar geta einstaklingar jafnframt átt rétt á að láta fullgera ófullkomnar persónuupplýsingar, meðal annars með því að leggja fram frekari upplýsingar.

LDM vekur athygli á því að samkvæmt lögum um sjúkraskrá er skylt að skrá ákveðnar persónuupplýsingar sjúkraskrá, sbr. 4. og 5. kafla hér að ofan. LDM er því ekki heimilt að breyta eða leiðrétta þær upplýsingar nema í þeim tilvikum sem lög heimila. Óheimilt er að eyða upplýsingum úr sjúkraskrá nema með samþykki embættis landlæknis.

Einstaklingar sem hyggjast leggja fram beiðni í tengslum við ofangreind réttindi eru beðnir um að hafa samband við persónuverndarfulltrúa, sbr. 1. kafla stefnu þessarar.

Framangreind réttindi eru ekki skilyrðislaus. Lög geta þannig í ákveðnum tilvikum skyldað LDM til að hafna beiðni um eyðingu eða aðgang að gögnum, sbr. einnig fyrri umfjöllun um sjúkraskrár. Ef LDM getur ekki orðið við beiðni verður leitast við að veita skýringar á því hvers vegna beiðninni hefur verið hafnað, með hliðsjón af þeim lagalegu takmörkunum sem kunna að eiga við.

LDM hefur sett sér verklagsreglur um afgreiðslu beiðna og réttinda skráðra einstaklinga.

10. Samþykki

Þegar vinnsla persónuupplýsinga byggir á samþykki getur skráður einstaklingur hvenær sem er dregið samþykki sitt til baka. Slík afturköllun hefur ekki áhrif á lögmæti vinnslu sem þegar hefur farið fram á grundvelli samþykkisins.

Tekið er fram að vinnsla persónuupplýsinga hjá LDM byggir almennt ekki á samþykki, heldur á öðrum lögmætum grundvelli. Skráning persónuupplýsinga í sjúkraskrá fer fram t.d. á grundvelli lagaskyldu, sbr. 4. kafla stefnu þessarar.

11. Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar
Vilji einstaklingur nýta þau réttindi sem lýst er í 9. kafla stefnu þessarar, eða hafi hann spurningar um efni hennar eða um vinnslu persónuupplýsinga hjá LDM, er honum bent á að hafa samband við persónuverndarfulltrúa, sbr. 1. kafla stefnu þessarar. Leitast verður við að svara fyrirspurnum svo fljótt sem unnt er.

Telji einstaklingur vinnslu persónuupplýsinga hjá LDM ekki í samræmi við lög getur hann sent erindi til Persónuverndar. Nánari upplýsingar má finna á vef Persónuverndar, www.personuvernd.is.

12. Gildistími og endurskoðun
Stjórn LDM hefur samþykkt þessa stefnu og falið framkvæmdastjóra að sjá til þess að hún verði innleidd í starfsemi félagsins.

Gæða- og öryggiskerfi LDM skal vera endurskoðað reglulega. LDM kann að þurfa að breyta persónuverndarstefnu þessari, meðal annars í kjölfar breytinga á lögum eða reglugerðum eða ef breytingar verða á því hvernig persónuupplýsingar eru unnar hjá LDM.

Þessi persónuverndarstefna var samþykkt af stjórn félagsins og tók gildi þann 24.09.2026.